jusbrasil.com.br
30 de Março de 2020

Prazo de guarda de documentos fiscais

Rachel Nunes de Castro Broca, Advogado
há 5 anos

Diante da corriqueira dúvida quanto à necessidade da guarda de documentos fiscais e trabalhistas, bem como acerca de quais efetivamente precisam ser guardados e os períodos que precisam permanecer em posse das empresas, seguem os esclarecimentos pertinentes.

Basicamente, os documentos fiscais devem ser armazenados pelo período de cinco anos, uma vez que a legislação tributária determina que o Fisco possui o aludido período para solicitar a apresentação de tais documentos e, caso a empresa não os possua, pode ser autuada em virtude da não apresentação.

Trata-se dos termos legais previstos no Código Tributário Nacional pelos institutos da “decadência” e da “prescrição”. Apesar de serem institutos complexos, podemos resumir a questão, de forma não-técnica (juridicamente imprecisa), com o fim de otimizar a gestão empresarial, em dois pontos:

1) A decadência é o direito que o Fisco tem de, por cinco anos, solicitar a apresentação de documentos fiscais. Isto é, desde o período em que o tributo for devido, o Fisco terá cinco anos para verificar se a empresa o declarou corretamente, se há alguma irregularidade nos lançamentos etc.

Apenas para fins informativos, fazemos constar que a decadência, em verdade, ocorre antes do “lançamento” do tributo, isto é, antes de o crédito tributário ser formalmente constituído, o que pode ocorrer em algumas hipóteses: (a) entrega das declarações pertinentes pelo contribuinte (DCTF, GIA, GFIP etc.); (b) apuração pelo Fisco dos valores devidos e emissão de cobrança (por exemplo, IPTU, IPVA etc.); (c) entrega da declaração pelo contribuinte e, com os dados desta, apontamento do tributo devido (por exemplo, Imposto de Renda).

2) E a prescrição, por sua vez, é o direito do Fisco de promover a cobrança judicial dos créditos tributários. Isto é, desde a data do “lançamento” do débito, a autoridade fazendária possui cinco anos para ajuizar a competente execução fiscal.

Neste ponto, salientamos que há inúmeras outras particularidades que revestem tais institutos. Entretanto, a alusão a tais características é indiferente para a questão da guarda dos documentos fiscais. Portanto, para facilitar a visualização, segue tabela, extraída do site “fecomercio”, contendo descrição dos tributos, períodos de armazenamento e respectiva fundamentação legal:

TRIBUTÁRIO

Salientamos, contudo, que tais orientações são apenas de ordem fiscal, não sendo aplicáveis aos documentos trabalhistas, para os quais vigoram os seguintes prazos, conforme tabela abaixo:

TRABALHISTA/PREVIDENCIÁRIO

41 Comentários

Faça um comentário construtivo para esse documento.

Não use muitas letras maiúsculas, isso denota "GRITAR" ;)

Excelente matéria Dra. Rachel, tópicos planejados e bem colocados.
Me ocorre apenas uma dúvida profissional: Hoje em dia com exceção da procuração e contrato de honorários, 99,9% dos documentos do cliente são escaneados, e devolvidos ao mesmo quase de imediato, contudo, à época dos processos físicos, principalmente na área trabalhista, ficava-se com documentos originais, como CTPS, Termos de Rescisão de Contratos de Trabalho, contracheques, etc.. Terminados os processos há mais de 5 a 10 ou 15 anos, o cliente não volta para pegar seus documentos. O que se deve fazer com os mesmos? Abraços. continuar lendo

Prezada Dra. Rosane, bom dia!

Como se tratam de documentos originais, recomendo que notifique seu cliente para retirada. Contudo, em caso de inércia, e para evitar eventual prejuízo à Dra. por eventual extravio, sugiro que seja feita a consignação judicial dos documentos.

Abraços. continuar lendo

Cara Rachel.

Parabéns pelo artigo.
Onde se encaixam os documentos e registros relacionados à segurança e saúde do trabalhador, a exemplo de: exames médicos, treinamentos em segurança, fornecimento de EPIs etc? continuar lendo

Prezado Luiz, boa noite!

Não sou especialista em Direito do Trabalho, contudo, de acordo com a NR 7, os documentos que envolvem a segurança do trabalho, saúde do trabalhador etc. devem ser armazenados por, no mínimo, 20 (vinte) anos.
Abraço. continuar lendo

Parabéns pelo elucidativo artigo ! continuar lendo